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ブックの共有と管理

ブックの共有と管理とは

多人数で一つのブックを使用して作業する場合、通常ではファイルがロックされてしまい一人しかアクセスすることができません。そこでブックを共有することで一つのブックに複数のユーザーが同時にアクセスして作業することができるようになります。

ブックの共有設定

ブックを共有するには以下の手順を行います。

  1. 「校閲」タブをクリック
  2. 変更グループの「ブックの共有」をクリック
  3. ブックの共有ダイアログの「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」にチェックを入れる
  4. 「詳細設定」タブをクリック
  5. ブック共有時の設定を確認して「OK」ボタンをクリック
  6. ブックの保存を知らせるダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

これでブックを複数のユーザで同時に編集することができるようになりました。なお、ブックの共有を解除したい場合はブックの共有ダイアログの「編集」タブで「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」のチェックを外せば解除することができます。

変更箇所の表示

共有されているブックに対して行われた変更を表示するには以下の手順を行います。なお、初期設定では変更履歴を保持する設定になっていますが、ブック共有時の詳細設定で変更履歴を保持しないように設定した場合は下記の手順で変更箇所を表示することはできません。

  1. 「校閲」タブをクリック
  2. 変更グループの「変更履歴の記録」をクリック
  3. 「変更箇所の表示」をクリック
  4. 変更箇所の表示ダイアログで「OK」ボタンをクリック
  5. 変更箇所がない場合はそれを知らせるダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

これでブックに対して行われた変更が表示されます。変更されたセルにはマークがつきますので確認してください。なお変更箇所の表示ダイアログで「新しいシートに変更箇所一覧を作成する」にチェックを入れて「OK」ボタンをクリックした場合はワークシートが新たに作成され、一覧形式で変更箇所が表示されます。この時作成されるワークシートは一時的なものであり、ブックを保存すると同時に削除されます。

変更箇所の確認

共有されているブックに対して行われた変更を確認するには以下の手順を行います。なお、変更箇所の表示と同様に変更履歴を保持する設定になっていなければこの機能を利用することはできません。

  1. 「校閲」タブをクリック
  2. どこでもいいのでセルに変更を加える
  3. 変更グループの「変更履歴の記録」をクリック
  4. 「変更箇所の確認」をクリック
  5. ブックを保存するダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック
  6. 反映する変更の選択ダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック
  7. 変更箇所の確認ダイアログが表示される

これでブックに対して行われた変更を順番に確認していくことができます。変更箇所の確認ダイアログで変更を反映するか反映しないかを選択してください。

ブックの比較と反映

ブックの比較と反映の機能を使うと共有状態のブックをコピーした後、コピーしたブックそれぞれに対して行われた変更を一つのブックにまとめることができます。この機能は初期状態では表示されていませんので利用するにはまず表示の設定をすることから始めなければなりません。ブックの比較と反映を表示させる手順は以下の通りです。

  1. 「クイックアクセスツールバーのユーザ設定」をクリック
  2. 「その他コマンド」をクリック
  3. 「コマンドの選択」項目から「リボンにないコマンド」を選択
  4. 一覧から「ブックの比較と反映」をクリック
  5. 「追加」ボタンをクリック
  6. 「OK」ボタンをクリック

これでブックの比較と反映の機能を使う準備が整いました。現在開いているブックを共有状態にしてから保存して閉じてください。このブックをコピー元となるブック「Book1.xlsx」とします。「Book1.xlsx」をコピーして「Book2.xlsx」というブックを作成し、何か変更を加えて保存して閉じてください。以下の手順で「Book2.xlsx」に加えられた変更を「Book1.xlsx」に取り込むことができます。

  1. 「Book1.xlsx」を開きます。
  2. 「ブックの比較と反映」をクリック
  3. 「Book2.xlsx」を選択して「OK」ボタンをクリック
  4. 「Book2.xlsx」の変更が「Book1.xlsx」に取り込まれて表示される

データの統合

データの統合を利用することで複数の表の合計や平均を割り出すことができます。例として以下の二つの表があったとします。

  A B C
10 20 30
40 50 60
70 80 90
  A B C
90 80 70
60 50 40
30 20 10

この二つの表の合計を出すには以下の手順を行います。

  1. 「データ」タブをクリック
  2. カーソルを統合したデータを表示する位置に移動
  3. データツールグループの「統合」をクリック
  4. 結合の設定ダイアログで「集計の方法」項目で「合計」を選択
  5. 「統合元範囲」項目で一つ目の表の範囲を選択して「追加」ボタンをクリック
  6. 「統合元範囲」項目で二つ目の表の範囲を選択して「追加」ボタンをクリック
  7. 「統合の基準」項目で「上端行」と「左端列」にチェックを入れて「OK」ボタンをクリック
  8. 二つの表を統合した結果が表示される

今回は同じワークシート内の二つの表から合計表を作成しましたが、別のワークシートやブックの表から統合を行うことも可能です。