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差し込み印刷

差し込み印刷とは

文章中にシンボルを埋め込んでおき、別ファイルから実際のデータを入れて文書を完成させる機能を差し込み印刷といいます。差し込み印刷では埋め込まれるデータに応じて文書の一部を変更したりするルールを設定することができます。

差し込み印刷の事前準備

差し込み印刷の機能を利用する前に、差し込み印刷で使用するデータを作成します。データはExcelで表として作成し、差し込み印刷の機能を用いて読み込みを行います。例として以下のようなデータを作成するとします。ファイル名を「住所録」として保存しておいてください。(「氏名」のセルが「A1」に来るものとします。)

氏名 年齢 メールアドレス 郵便番号 住所 電話番号
山田 一郎 25 yamada-ithirou@example.com 111-1111 東京都XX区YY1-1-1 1111-11-1111
山田 二郎 20 yamada-zirou@example.com 222-2222 東京都XX区YY2-2-2 2222-22-2222
山田 三郎 15 yamada-saburou@example.com 333-3333 東京都XX区YY3-3-3 3333-33-3333

差し込み印刷の実行

差し込み印刷を実行するには以下の手順を行います。

  1. 「差し込み文書」タブをクリック
  2. 差し込み印刷の開始グループの「差し込み印刷の開始」をクリック
  3. 「レター」をクリック
  4. 差し込み印刷の開始グループの「宛先の選択」をクリック
  5. 「既存のリストを使用」をクリック
  6. 事前に用意したファイルを選択して「開く」ボタンをクリック
  7. テーブルの選択ダイアログでデータが保存されているワークシートを選択して「OK」ボタンをクリック

ここまでが差し込み印刷を実行するための基本的な手順です。今回の例では「差し込み印刷の開始」で「レター」を選択し、データファイルにはExcelで作成したファイルを使用しました。「差し込み印刷の開始」で選択できる項目はほかにもあり、それぞれに合わせたオプションを指定するためのダイアログが表示されます。また、データファイルとして指定できるファイル形式もExcel以外にWordやAccessのファイルを選択することも可能です。

差し込みフィールドの挿入

差し込み印刷の実行の手順を行ってもそのままではデータファイルにあるデータを表示させることはできません。データを表示させるには差し込みフィールドの挿入を行う必要があります。手順は以下の通りです。

  1. 差し込み印刷を実行
  2. 文書入力とフィールドの挿入グループの「差し込みフィールドの挿入」をクリック
  3. 差し込みフィールドの挿入ダイアログでフィールドを選択して「挿入」ボタンをクリック
  4. 「閉じる」ボタンをクリック
  5. 差し込みフィールドが挿入される

挿入された差し込みフィールドにデータファイルの内容が埋め込まれた状態を確認したい場合は以下の手順で確認することができます。

  1. 結果のプレビューグループの「結果のプレビュー」をクリック
  2. 「次のレコード」をクリック

「次のレコード」をクリックするたびにデータファイルのレコードが順番に埋め込まれて表示されていきます。

ルールの設定

ルールを設定することで、データファイルの内容に応じて文書を変化させることができます。ルールを設定するには以下の手順を行います。

  1. 差し込み印刷を実行
  2. ルールを設定する位置にカーソルを移動
  3. 文書入力とフィールドの挿入グループの「ルール」をクリック
  4. 「If...Then...Else(If文)」をクリック
  5. 条件を設定して「OK」ボタンをクリック

これでカーソルの位置にルールが設定されます。結果のプレビューを利用して確認するとデータファイルの内容に応じて表示が変化することが確認できます。

差し込み印刷の完了

差し込みフィールドやルールを使用して文書を作成した後は、新規文書としてファイルを作成したり文書の内容を印刷したりすることができます。また、文書をメールで送信することも可能です。これらの操作は「差し込み文書」タブの完了グループにある「完了と差し込み」をクリックすることで実行可能です。