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資料文献の管理

資料文献の管理とは

複雑な文書を作成する場合、ほかの文書を参考にしたり引用したりすることがあります。これらの文書を資料文献として一括管理することで資料の出典を文献目録として一覧化することができます。

引用文献の挿入

引用文献を挿入するには以下の手順を行います。

  1. 文書を作成
  2. 「参考資料」タブをクリック
  3. 引用した部分にカーソルを移動
  4. 引用文献と文献目録グループの「引用文献の挿入」をクリック
  5. 「新しい資料文献の追加」をクリック
  6. 資料文献の作成ダイアログで必要な情報を入力して「OK」ボタンをクリック
  7. 引用文献が挿入される

挿入された引用文献の内容はいつでも編集することができます。引用文献をクリックして表示された下向きの三角をクリックして「資料文献の編集」をクリックすると、引用文献の編集ダイアログが表示されます。

文献目録の挿入

文章中に引用文献が挿入されている場合、それらを一覧にした文献目録を自動で作成することができます。文献目録を作成するには以下の手順を行います。

  1. 文書を作成して引用文献を挿入
  2. 「参考資料」タブをクリック
  3. 文献目録を挿入したい位置にカーソルを移動
  4. 引用文献と文献目録グループの「文献目録」をクリック
  5. 「文献目録の挿入」をクリック
  6. 文献目録が挿入される

文献目録を挿入した後に引用文献の内容が編集された場合、自動的には文献目録に反映されません。引用文献の変更内容を文献目録に反映するには文献目録を右クリックし、「フィールドの更新」をクリックします。

資料文献の管理

文書中に挿入された引用文献は現在編集中の文書とマスターリストと呼ばれる共通ファイルの両方に登録されます。マスターリストに登録された資料文献はすべての文書で利用できるようになります。マスターリストに登録された資料文献を利用するには以下の手順を行います。

  1. 「参考資料」タブをクリック
  2. 引用文献と文献目録グループの「資料文献の管理」をクリック
  3. 資料文献の管理ダイアログのマスターリストから使用したい資料文献を選択して「コピー」ボタンをクリック
  4. 「閉じる」ボタンをクリック
  5. 引用文献と文献目録グループの「引用文献の挿入」をクリック
  6. マスターリストからコピーした引用文献をクリックする

これでマスターリストに保存されている引用文献を挿入することができます。文献資料の管理ダイアログではマスターリストから現在の文書に引用文献をコピーするだけでなく、マスターリストの編集も可能です。